Estoy harto de no cumplir mis metas, ¿Qué debo hacer como empresa para alcanzarlas?

Mes a mes observas que no hay ganancias y que solo alcanza para cubrir con las necesidades básicas del negocio.

Te has preguntado por qué tú competencia gana mucho más que tú.

Te reúnes con los empleados y te das cuenta de que no tienen la menor idea del curso de acción a seguir.

Ahora te voy a platicar de mi amigo Juan. Hace ya bastante tiempo, en vacaciones de cambio de año, que en aquel entonces eran casi de tres meses, trabajé con un dentista en la Ciudad de México, cuando iba de camino al trabajo, me gusta caminar y platicar con Dios, ese día no fue la excepción, entre al metro para transportarme y llegué al andén, cuando de pronto pasa por mi camino un joven y al rozarme el brazo sentí que llevaba una carga pesada y en ese momento Dios me dice “jalo del brazo”, en segundos, lo jalo y lo detuve porque estaba a punto de tirarse a las vías del tren, mientras este pasaba.

Le pregunté, - ¿qué era lo que pasaba y la razón por la cual quería quitarse la vida?, me dijo que – “trabajaba para una empresa japonesa en México y que por su culpa habían perdido millones de dólares, que prefería quitarse la vida, porque era imposible conseguir ese dinero”.

No lo solté del brazo y lo saqué del metro. Le pedí que me explicara con calma qué es lo que había pasado.

Sabes que, la mayoría de las empresas consideran que la planeación es una pérdida de tiempo y aun mucho peor, Juan era contador, así que tenía una ligera idea de lo que era la administración, pero no conocía absolutamente nada de planeación, así que en aquel terrible día, no habían llegado los proveedores, no habían llegado algunos trabajadores, y pago a otros proveedores para que llevaran la materia prima, sin conocerlos les deposito lo de la materia prima, según para asegurar el envío, resulto que era una empresa fantasma y le robaron el dinero, no había materiales para trabajar.

Los trabajadores no tenían la menor idea de que hacer y se volvió un caos la empresa, obvio que no se produjo, así que la empresa incumplió a todos sus clientes y la pérdida financiera fue muy grande.

Juan estaba a cargo, era el jefe, se sentía devastado, había arruinado a la empresa, no quería enfrentar a sus jefes los japoneses, cómo les iba a decir que había perdido tanto dinero, hablé con Juan acerca de Dios, le pedí que habláramos con Dios y pusiéramos en sus manos esta situación.

Juan estaba bastante nervioso, se me figuraba que iban a llegar unos guerreros japoneses a quitarle la cabeza, por como describía la situación, así que le dije que debía enfrentar la situación, si una empresa no planea sus estrategias, trae como resultado el fracaso de esta, no existe una dirección para concretar tus metas y esto refleja una falta de eficiencia, reflejada en esta historia. Obligue a Juan a hablar por teléfono con sus superiores y ponerlos a tanto de lo que había pasado.

Los japoneses dueños de la empresa lograron solucionar la tragedia que le había sucedido a Juan, primero llamaron al banco dónde se había realizado la transferencia un día anterior y cancelaron el cargo a los proveedores fantasma, haciendo uso de un seguro que tenían con el mismo banco, además que el banco tuvo suerte pues aún no se realizaba el cargo, pues no identificaban la transacción.

La empresa contaba con cierta cantidad de producto que siempre se guardaba en caso de una emergencia, que se empleó para cumplir a tiempo los pedidos urgentes de los clientes.

Mientras que la empresa solucionaba el enredo, Juan fue enviado a su casa, de esa manera ya más tranquilo, me despedí de él, días después recibí una llamada de Juan, los japoneses no le habían cortado la cabeza, ni nada por el estilo, sino que le pagaron pasaje para ir a la empresa matriz a Japón a capacitarse, habló para despedirse.

Japón tiene una cultura empresarial muy distinta a la nuestra, en vez de desesperarse los japoneses actuaron de inmediato para resolver la crisis, decidieron que Juan era un buen elemento en la empresa, además de que encontrar a un mexicano que hablara su idioma fluidamente era muy difícil de hallar, que llevará las cuentas claras, por eso decidieron invertir en capacitarlo.

¿Qué le enseñaron a Juan para evitar otra crisis? En primer lugar, a planear, a tener una comunicación sin temor a los dueños, y la capacitación que le impartieron consistió en la realización de un manual de operaciones, para que se cuidaran todos los aspectos de la empresa, muy importante para el éxito de esta.

El manual de procedimientos o de operaciones consiste en hacer un diseño de plan en relación a todas las tareas que se deben realizar en la empresa, este manual se crea a partir de la experiencia que ha ido obteniendo a lo largo de la vida de la empresa y sus diversas matrices.

Si quieres evitar el colapso de tú empresa, requieres de un manual, cuya tarea sea establecer las principales funciones donde se estándaricen los procesos; es decir, que todas las matrices o tú propia empresa trabajen de manera homogénea, y así lograr el éxito y se divide en:

1. Manual técnico

2. Manual de logística

3. Manual de mercadotecnia

4. Manual administrativo o de gestión.

Quisiera comentarte de que trata cada apartado para que lo adecues a tú empresa.

1. Manual técnico. Debes tomar en cuenta todos los elementos relacionados con servicios y los productos ofrecidos por la franquicia, y todas las actividades que giran alrededor de éstos. El producto, Familias de productos, El establecimiento físico de la franquicia, Instalaciones, Mobiliario, Gestiones, permisos y licencias previas para establecer la empresa y Contratación del seguro de franquicia.

2. Manual de Logística. según Thompson (2007) lo define como “una función operativa importante que comprende todas las actividades necesarias para la obtención y administración de materias primas y componentes, así como el manejo de los productos terminados, su empaque y su distribución a los clientes". Listado de proveedores para adquirir los insumos. Políticas de compra (tipo de proveedores, volúmenes de compra, condiciones de pago, plazos de pago y tipos de descuento). Menciona el tipo de inventario más adecuado y cómo optimizarlo.

3. Manual de Mercadotecnia. En este manual se establece la información concerniente a aspectos de la mercadotecnia de acuerdo al segmento del mercado a donde se dirige el producto. Menciona el segmento sociodemográfico al que pertenece tu consumidor objetivo. Listado de competidores y sus características. Componentes que conforman tu marca. Factores que distinguen tu marca de otros. Lineamientos y estrategias para llevar a cabo la publicidad de la franquicia. Lineamientos para establecer el máximo y mínimo del producto o servicio para determinadas zonas.

4. Manual Administrativo o de gestión. Se refiere a la administración se constituye fundamentalmente de cuatro pasos: Planeación, Organización, Dirección y Control. Estos son los pasos que están ligados al cumplimiento de las acciones y tareas de la empresa para llevar a cabo una adecuada administración y la creación de las estrategias necesarias para la toma de decisiones de la empresa. En el manual administrativo se encuentran englobados en los siguientes puntos: Operación de una empresa, contabilidad y control de la gestión.

En este manual se consideran los aspectos sobre el cómo ha de ser manejada la empresa, así como las medidas de control y supervisión que se llevarán a cabo para garantizar su buen funcionamiento. Realiza. El Perfil de tú empresa. Organigrama de la empresa. Perfil del candidato para desempeñar puestos dentro de la empresa. Lineamientos para llevar a cabo la contabilidad y Lineamientos para evaluar el desempeño de la empresa.

Cómo vemos mi amigo Juan tuvo que realizar bastante trabajo, pero valió la pena. ¡Adecua tú propio manual de operaciones y sálvate de la crisis!, como mi amigo Juan que ahora sabe como solucionar conflictos y dirigir adecuadamente a su empresa. Ahora que si te interesa que alguien te ayude a realizar dicho manual, puedes comunicarte conmigo y te ayudare a realizarlo.

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